E-výpisy a elektronické potvrzení o studiu

Aplikace e-výpisy umožňuje vystavení elektronického potvrzení o studiu, výpisu známek, sylabů absolvovaných předmětů a potvrzení o přiznání stipendia. Dále je jejím prostřednictvím možné vystavit elektronický diplom a Diploma Supplement (pokud má škola dané e-výpisy povolené).

Elektronické potvrzení o studiu je plnohodnotnou variantou potvrzení o studiu vytištěného na papíře, orazítkovaného a podepsaného odpovědnou osobou. Autenticita (kdo potvrzení vystavil) a integrita (že obsah potvrzení není změněn) je u elektronického potvrzení zajištěna elektronickou pečetí uloženou uvnitř PDF souboru. Použitá elektronická pečeť vyhovuje současné legislativě EU, a proto má elektronické potvrzení minimálně stejnou důvěryhodnost jako jeho papírová varianta.

• V původní elektronické formě, tj. např. zasláním na elektronickou podatelnu orgánu veřejné moci, zasláním do datové schránky, uložením do aplikace na Portálu občana, zasláním e-mailem, předáním na USB disku apod. Pravost ověří adresát ověřením elektronické pečeti.
• V listinné formě – potvrzení lze vytisknout a fyzicky předložit adresátovi. Adresát ověří jeho pravost na základě QR kódu tím, že si v IS AMBIS zobrazí jeho elektronický originál.
• Ve formě autorizované konverze – potvrzení lze do listinné formy autorizovaně konvertovat na CzechPOINTech, u notářů, advokátů, na obecních, krajských a matričních úřadech, u Hospodářské komory nebo na zastupitelských úřadech ČR. Adresát potvrzení si ověří pravost konverze přímo z listiny, a to na základě doložky, která je k listině připojena.

Elektronické potvrzení o studiu si buď vystaví sám student použitím aplikace Elektronické potvrzení o studiu, nebo jej vystaví referent studijního oddělení.

Aplikace automaticky vyhodnotí, na jaký typ potvrzení má student nárok. K dispozici je potvrzení o studiu, potvrzení o přerušení studia a potvrzení o délce studia.

Potvrzení se stejným obsahem pro aktuální akademický rok se studentovi vygeneruje nejvýše jednou za měsíc. Potvrzení pro předešlé akademické roky lze vystavit pouze jednou. Student však má všechna dříve vytvořená potvrzení v aplikaci dostupná.

Student v aplikaci Elektronické potvrzení o studiu buď klikne na tlačítko „Vystavit potvrzení“, nebo si vybere požadované potvrzení z již dříve vytvořených.

Student má možnost si PDF soubor s vytvořeným potvrzením z IS AMBIS sám stáhnout nebo použít trvalý odkaz na konkrétní potvrzení, který mu IS AMBIS nabídne. Součástí odkazu je klíč, který zajistí, že se k potvrzení dostane jenom ten, komu byl odkaz studentem předán. Odkaz vede do neautentizované části IS AMBIS, takže není nutné žádné přihlašování.

Potvrzení o studiu se vystavuje vždy na aktuální období v termínu 1. 9. – 31. 8. Výjimkou jsou noví studenti, kterým se potvrzení vystavuje od data zápisu do studia.

Přes neautentizovaný odkaz se k potvrzení dostane jenom ten, komu student sdělí odkaz s klíčem. Není k dispozici žádné tlačítko na smazání dříve vytvořeného potvrzení. Vlastností elektronické pečeti je, že vydavatel zapečetěného potvrzení nemůže popřít, že potvrzení vydal. Proto nakládejte s odkazem uvážlivě a veřejně jej neposkytujte.

Potvrzení o studiu se vystavuje na konkrétní období, typicky na jeden akademický rok. Pokud se použitím odkazu zobrazuje platné potvrzení, IS na stránku přidá informaci o tom, zda student v okamžiku zobrazení potvrzení stále studuje, či už nestuduje. Pokud se použitím odkazu zobrazuje potvrzení, jehož platnost již uplynula (např. potvrzení bylo vystaveno na minulý akademický rok), informace o aktuálním stavu studia se nezveřejňuje a pouze se konstatuje, že platnost potvrzení již uplynula.

Student si může nechat vystavit potvrzení za celou dobu svého působení na AMBIS nebo vybrat stipendia vyplacená v konkrétním časovém intervalu. Lze také vybrat pouze stipendia přiznaná konkrétní fakultou, resp. celofakultním pracovištěm.

E-výpis se musí opatřit formou kvalifikovaného elektronického podpisu nazývaného elektronická pečeť. Evidování vystaveného potvrzení, jeho zapečetění a evidování vystavené pečetě určitou dobu trvá. Záleží také na tom, kolik dalších dokumentů musí systém v daném čase pečetit celkem. Pokud systém usoudí, že by vystavení dokumentu trvalo příliš dlouho, bude uživatele o dokončení generování dokumentu informovat e-mailem.

Stáhněte si k sobě PDF soubor a otevřete jej např. v prohlížeči Acrobat Reader. Najděte symbol psacího pera a hledejte, kdo dokument podepsal. Případně hledejte tlačítka „Ověřit podpis“, „Vlastnosti podpisu“ či „Zobrazit certifikát autora podpisu“. Podrobnější návod poskytnout nelze, protože postup se liší podle verzí a variant prohlížeče.

U elektronického potvrzení o studiu lze jako formu ověření platnosti také použít odkaz na konkrétní potvrzení v Informačním systému. Kvůli jednoduššímu použití je odkaz součástí QR kódu vysázeného v potvrzení.

Nařízení Evropského parlamentu a Rady č. 910/2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu a o zrušení směrnice 1999/93/ES (zkráceně: eIDAS), v souladu se kterým je elektronické potvrzení zapečetěno, v článku 46 „Právní účinky elektronických dokumentů nařízení eIDAS“ uvádí: „Elektronickému dokumentu nesmějí být upírány právní účinky a nesmí být odmítán jako důkaz v soudním a správním řízení pouze z toho důvodu, že má elektronickou podobu.“

Elektronické potvrzení o studiu je dokladem o studiu ve smyslu § 57 odst. 1 písm. e) zákona o vysokých školách. Je podepsané jednoduchým elektronickým podpisem příslušné odpovědné osoby dle čl. 3 odst. 10 nařízení eIDAS a jeho původ je ověřen kvalifikovanou pečetí AMBIS dle čl. 3 odst. 27 nařízení eIDAS. Pro jednodušší použití je elektronické potvrzení opatřeno QR kódem, na jehož základě je možné ověření jeho pravosti zobrazením jeho originálu v IS AMBIS. Elektronické potvrzení prokazuje studium vůči orgánům veřejné moci i soukromoprávním subjektům.

Protože se jedná o automatizovaný výstup z informačního systému veřejné správy, zákon č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy § 9 odst. 2 připouští použití pouze kvalifikované pečeti namísto kvalifikovaného podpisu. Část (spisová služba) Informačního systému je podle stejného zákona informačním systémem veřejné správy.

Elektronickou pečeť je možné použít i v dalších případech stanovených zákonem č. 297/2016 Sb., § 8: „Nestanoví-li jiný právní předpis jako náležitost právního jednání obsaženého v dokumentu podpis nebo tato náležitost nevyplývá z povahy právního jednání, veřejnoprávní podepisující a jiná právnická osoba, jedná-li při výkonu své působnosti, zapečetí dokument v elektronické podobě kvalifikovanou elektronickou pečetí“.

Ne. Pro vystavení listinného druhopisu těchto dokumentů kontaktujte své studijní oddělení.

Elektronický podpis je platný, pouze mezitím vypršel certifikát, který má platnost jen jeden rok. Skutečnost, že je dokument platný, je stvrzena také pečetí, která je vidět při kontrole na dalším řádku a ta svítí zeleně - je vystavena k aktuálnímu dni.

Doporučujeme příjemci tento dokument předložit s tímto vysvětlením. Může se stát, že nějaká instituce takový dokument odmítne, což sice odporuje legislativě ČR i EU, ale obvykle bývá jednodušší v takovém případě poprosit studijní oddělení o vystavení dokumentu v listinné podobě.