Facility Management
ISO 41000
Daniel Macek
Katedra ekonomiky a řízení ve stavebnictví,
Fakulta stavební,
ČVUT v Praze

ISO 41000 „Facility management“
nISO 41001
qSystém řízení – Požadavky s návodem k užívání
nISO 41011
qSlovník
nISO 41012
qPokyny pro strategické získávání a vypracování dohod (smluv)
nISO 41013
qRozsah, klíčové pojmy a výhody

ISO 41000 - úvod
nRozdíl oproti ČSN EN 15221
qISO – zpracování procesu systémů řízení přes všechny úrovně řízení
qEN – takticko-provozní orientace, podrobnější specifikace, detailní rozpracování FM struktury
nISO 41000
qJe vytvářena pro certifikaci „Systému řízení organizace“ – ISO 9000

Obsah ISO 41001
n1. Rozsah
n2. Normativní odkazy
n3. Termíny a definice
n4. Kontext organizace
n5. Vedení
n6. Plánování
n7. Podpora
n8. Provoz
n9. Hodnocení výkonosti
n10. Zlepšení
n

ISO 41001 - 1. Rozsah
qzkvalitnění FM
qsubjekty
nkomerční
nveřejné
nstátní
nneziskové
qImplementace
noutsourcing
nin-house
nkombinace

ISO 41001 - 3. Termíny a definice
nFacility management
qOrganizační funkce, která integruje lidi, místo a proces v rámci zastavěného prostředí s cílem
zlepšit kvalitu života lidí a produktivitu hlavního podnikání.
nIn-house
nInsource
nZdokumentovaná informace
nFM služba
nFM proces
nPolitika
nSL, SLA, KPI…

ISO 41001 - 4. Kontext organizace
nPochopení organizace
qvnější a vnitřní potřeby
qzúčastněné strany
nDokumentace systému FM
nPožadavky na FM
qzákonné a regulační požadavky
qpopsat provozní rizika
nPlán splnění požadavků
nImplementace
nSystém zlepšování
qPDCA
n

ISO 41001 - 5. Vedení
nVrcholové vedení organizace
qStanovení politiky FM
§zdokumentovaná informace
§zveřejněna
§aktualizována
qZajištění integrace
qZajištění dostupnosti zdrojů
qPřiřazení rolí
qOdpovědnost
§osoba s celkovou odpovědností za FM
§
q
q
n

ISO 41001 - 6. Plánování
nStanovení cílů FM
qkrátkodobé
qstřednědobé
qdlouhodobé
nJak cílů dosáhnout
qprocesy, rozhodovací kritéria
nOpatření k řešení rizik
qzáruky
qpředcházet nežádoucím účinkům
qpřipravenost na havarijní situace
qkombinace pravděpodobnosti výskytu a míry vlivu
n
§
q
q
n

ISO 41001 - 7. Podpora - I
nZdroje
qlidské, materiální, finanční, poskytovatelé, nástroje a zařízení
nKompetence
qosob, subjektů, odborná způsobilost
nPochopení
qpochopení FM politiky, strategických cílů
qpříspěvku k efektivitě
qdůsledky nedodržení požadavků
nKomunikace
qvnitřní x vnější, obousměrná, co se má komunikovat
n
§
q
q
n

ISO 41001 - 7. Podpora - II
nZdokumentování informace
qnezbytné pro sytém řízení FM
qco, jak, v jakém rozsahu
qaktualizace
qkonzistence
nOrganizační znalosti
qurčení znalostí pro fungování procesů
qinterní – zkušenosti, duševní vlastnictví
qexterní – standardy, konference, akademické zdroje
qznalosti a zkušenosti zaměstnanců
qbránit ztrátě znalostí
§
q
q
n

ISO 41001 – 8. Provoz
nPlánování, zavádění a řízení procesů
nDokumentovat postupy
nKontrola procesů
nŘízení vztahů – smlouvy o úrovni služeb
nProvozní plánování a řízení
nKoordinace se zúčastněnými stranami
nIntegrace služeb
n

ISO 41001 – 9. Hodnocení výkonnosti
nMonitorování, měření, analýza a hodnocení
qco je třeba sledovat a měřit
qKPI
qmetody monitorování
qinterní audit
§shoda se systémem řízení
nPřezkumná řízení
qaktuální stav
qzměny vnějších a vnitřních otázek
qmožnosti zlepšení
qpřehodnocení rizik
n

ISO 41001 – 10. Zlepšení
nNeshoda a nápravná opatření
qzjištění – hlášení poruchy, stížnost, komunikační kanál
qhodnocení – přezkum, určení příčin
qreakce – reakční plány, úměrná dopadu, včasná
nNeustálé zlepšování
qprincipy PDCA
nPreventivní opatření
qaktivní identifikace mezer ve službách
qbenchmarking, osvědčené postupy, zpětná vazba
n

Obsah ISO 41012
n1. Rozsah
n2. Normativní odkazy
n3. Termíny a definice
n4. Strategie formy zajištění a porozumění základnímu obchodnímu kontextu
n5. Proces FM zajištění
n6. Poskytování facility managementu
n7. Hlavní charakteristiky dohod o FM
n8. Společenské úvahy v dohodách
n9. Příprava a vypracování dohody
n10. Měření výkonosti poskytovatele služeb
n

Implementace facility managementu
q1. Strategie zdrojů a souvislostí základních činností
q2. Identifikace a analýza stávajících a budoucích potřeb
q3. Rozpracování potřeb na stanovení požadavků
q4. Stanovení úrovní služeb (SL)
q5. Identifikace možností zajištění služeb
q6. Rozpracování obchodního rámce (finance, čas, lidé,..)
q7. Volba preferované formy zajištění služby
q8. Vypracování detailních podkladů pro výběr poskytovatele
q9. Výběrové řízení, uzavření smluv (FM smlouva, SLA)
q10. Spuštění dodávky (mobilizační fáze)
q11. Sledování výkonu služeb, optimalizace kvality
q12. Předání dodávky dalšímu FM poskytovateli

Implementace facility managementu
q1. Strategie zdrojů a souvislostí základních činností
nPochopit obchodní souvislosti a strategii firmy
nProvázat strategii služeb s obchodní strategií organizace
q2. Identifikace a analýza stávajících a budoucích potřeb
nIdentifikace stávajících a budoucích potřeb FM služeb a očekávání poptávající se organizace
n

Implementace facility managementu
q3. Rozpracování potřeb na stanovení požadavků
nSpecifikace, které požadavky bude potřeba zajistit, kde a jak často
nDefinice strategických cílů, kterých má být dosaženo (cena, kvalita,..)
q4. Stanovení úrovní služeb (SL)
nSpecifikace kritérií a parametrů
nStanovení očekávaného výstupu – stanovení jeho měření
nDefinice výkonnostních identifikátorů a cílů pro každou jednotlivou službu
n

Implementace facility managementu
q5. Identifikace možností zajištění služeb
nPrůzkum trhu
nStanovení očekávaných cen a rizik (min., max.)
q6. Rozpracování obchodního rámce (finance, čas, lidé,..)
nZaložení obchodního případu
nFinanční otázky, stanovení investiční strategie
nOčekávané ceny, cenová strategie
nRiziková analýza
nOrganizační požadavky, strategie projektu
n

Implementace facility managementu
q7. Volba preferované formy zajištění služby
nVýběr a doporučení preferované formy zajištění
nDoporučení postupu zajištění
nInterní – definovat úroveň, kompetence, alokovat zdroje
nExterní – vyjednávání, podpis smlouvy
q8. Vypracování detailních podkladů pro výběr poskytovatele
n

Implementace facility managementu
q9. Výběrové řízení, uzavření smluv (FM smlouva, SLA)
nTvorba SLA
nTvorba FM smlouvy
nZačlenění potřebných ustanovení smlouvy
nZdokumentování provozních kritérií
nPodpis FM smlouvy
n

Implementace facility managementu
q10. Spuštění dodávky (mobilizační fáze)
nPřevzetí prostor a prostředků k výkonu FM služby
nKontrola a aktualizace evidence prostor, majetku, dokumentace
nOboustranné ověření nastavení KPI/CPI
nTvorba a odsouhlasení provozních instrukcí
nOvěření a potvrzení komunikace
n

Implementace facility managementu
q11. Sledování výkonu služeb, optimalizace kvality
nSledovat, kontrolovat a prověřovat dodávku FM poskytovatele
nSběr dat a reporting FM služeb objednateli
nPorovnání dodávky s požadavky (rozsah a kvalita)
nIdentifikace a implementace opravných opatření (PDCA)
n

Implementace facility managementu
q12. Předání dodávky dalšímu FM poskytovateli
nAudit průběhu FM služeb
nInventarizace majetku a prostor
nUkončení úkolů a kompetencí
nZávěrečný protokol o průběhu FM služeb
nPředání prostor, majetků a dokumentací novému FM poskytovateli
n

Děkuji za pozornost!
Daniel Macek, email: daniel.macek@fsv.cvut.cz