Facility Management úvod Daniel Macek Katedra ekonomiky a řízení ve stavebnictví, Fakulta stavební, ČVUT v Praze Podstata FM nFM je v principu aplikován řadu století nFacility qsnadnost, lehkost, obratnost, dovednost, poddajnost, přístupnost, výhodu, vhodné zařízení, prostředek, plynulost, zručnost, nadání, talent a vlohy nManagement qvedení, správa, řízení, obratné zacházení či řízení nvýznam nelze zachytit překladem n Historie FM nkořeny FM – USA qsprávci majetku, správci budov, správci administrativy q70. léta – velkoplošné kanceláře qkvěten 1980 – Ann Arbor nsetkání zájemců o FM – vznik National Facility Management Association q1981 – International Facility Management Association (IFMA) qkomplexní pojetí podpůrných procesů Historie FM nEvropa qpočátek 90tých let qVB, skandinávské země, Francie, Benelux qo 5 let později německy hovořící země qvýchodní Evropa – Maďarsko 1998 (HUFMA) qprvní postkomunistický stát začleněný do IFMA nČR v roce 2000 qIFMA dnes – 18 tis. členů z 67 států Definice „3P“ nprocesy + pracovníci + prostory = provozní efektivita Synergie „3P“ npracovníci + procesy qidentické ve všech oborech řízení n+ prostory qspecifické pro FM qspráva + zajištění veškerého komfortu qvelikost, členění, technické vybavení, IT propojení Definice „5P“ nve středu pozornosti Facility Managementu je člověk Definice „5P“ - náplň noptimální kvalita prostor (rozměr, prostředí, vybavení, nákladnost atd.) noptimální podpora službami a přímou podporou nekologickou šetrnost k přírodě a okolí nekonomická efektivita – přispívá k profitabilitě základní činnosti klienta Co je předmětem Facility managementu? Property mng. Facility mng. Asset mng. optimální využití prostor optimální využití majetku a aktiv Provoz, technologie, správa majetku Sjednocení termínu FM v EU Co nejlépe využít prostor Rozvoj majetku, investice, vybavení Provoz, technologie, správa majetku Facility mng. Vývoj FM FM - interdisciplinární obor zahrnující: nArchitekturu a stavební projektování, strukturální a materiálové inženýrství nInteriérová architektura a optimalizace ploch nTechnická zařízení budov, integrované řízení TZB, nTepelná technika budov, energetické bilance budov, materiálů a prvků, vzájemná interakce stavebních materiálů a jejich umístění v budovách nŘízení přístupu a pohybu po budově (Informační systémy budovy) nSprávu a údržbu budov a zařízení nInteligentní budovy a inteligentní stavební materiály nZáklady ekologie, zelené technologie, trvale udržitelné budovy a trvale udržitelné stavění FM - interdisciplinární obor zahrnující: nSystémové řízení a teorii řízení, kybernetiku nCAD systémy nGIS systémy nBuilding Information Modelling a Enterprise Information Modelling nEkonomiku stavebnictví (financování a rozpočtování, klasifikace produkce), správu a údržbu budov nProjektové řízení, rozvrhování kapitálu a feasibility studie nObecnou ekonomii nInformatiku a teorii informací a komunikační a informační systémy n… Definice FM Číslo normy Název části normy Rok vydání EN 15221 -1 Termíny a definice 2007 (akt. 2014) EN 15221 – 2 Návod na přípravu smluv o facility managementu EN 15221 - 3 Návod na kvalitu ve facility managementu 2012 (akt. 2014) EN 15221 – 4 Taxonomie, klasifikace a struktury ve facility managementu EN 15221 – 5 Návod na procesy ve facility managementu EN 15221 – 6 Měření ploch a prostorů ve facility managementu EN 15221 – 7 Směrnice pro benchmarking výkonnosti 2013 (akt. 2015) nČSN EN 15221 ČSN EN 15221-1 Termíny a definice nCo je Facility management a čemu slouží nDefinice a terminologie pojmů z oblasti FM nJaké FM služby jsou do oblasti FM přiřazovány nCo je cílem Facility managementu nKdo je kdo v oblasti řízení FM nJaké úrovně řízení v FM rozeznáváme nJaký je vztah FM k základní činnosti podniku Definice FM nČSN EN 15221-1 „Termíny a definice“ n qFacility management představuje integraci činností v rámci organizace k zajištění a rozvoji sjednaných služeb, které podporují a zvyšují efektivnost její základní činnosti. ČSN EN 15221-1 Termíny a definice nstanovení termínů v oblasti FM s cílem: n qzlepšení komunikace mezi subjekty qzvýšení efektivity základních procesů a FM-procesů, jakož i kvalitu jejich výstupů qrozvíjet nástroje a systémy, které se používají pro podporu FM Model facility managementu Popis: EN 15221 Annex A.JPG FM na provozní úrovni qvytvořit koncovým uživatelům požadované prostředí qmonitoruje a kontroluje dodávky služeb v souladu se SLA (Service level agreement) qsbírá relevantní data pro hodnocení výkonů qpřijímá zpětnou vazbu od koncových uživatelů qregistruje nové požadavky na služby qkomunikace s poskytovateli služeb na provozní úrovni qpravidelně podávané hlášení o své činnosti na taktickou úroveň FM na taktické úrovni qimplementování a monitorování strategických směrnic qpřipravují se obchodní a rozpočtové plány qoptimalizuje se používání zdrojů qdefinují se SLA a KPI (Key perfomance indicators) pro jednotlivé služby qkomunikace s poskytovateli služeb na taktické úrovni qřízení projektů, procesů a dohod FM na strategické úrovni qdosáhnout dlouhodobých cílů organizace qdefinovat FM – v souladu se strategií organizace qvypracování příručky pro prostor, majetek, procesy a služby qiniciovány smlouvy o úrovni služeb (SLA) qsbíhají se sem agregované KPI qanalyzován vliv podpůrných činností na primární aktivity qcelkový dohled nad celou FM organizací Cíle efektivního Facility Managementu qpodporovat integraci procesů různých služeb qzjednodušovat vazby mezi strategickou, taktickou a provozní úrovní qzajišťovat stálou komunikaci (zdola nahoru a naopak) qrozvíjet a kultivovat vztahy a partnerství mezi klienty/koncovými uživateli a dodavateli/poskytovateli služeb qpodporovat propojení mezi historickými skutečnostmi, stávajícím stavem a budoucími požadavky Struktura facility managementu Popis: EN 15221 Annex B.bmp Hlavní skupiny FM nProstor a infrastruktura qUbytování - návrh a konstrukce, správa, údržba, renovace … qPracoviště - návrh a ergonomie pracoviště, stěhování, vybavení qTechnická infrastruktura – energetický management, provoz a údržba TZB, odpadové hospodářství, osvětlení … qÚklid – úklid, čištění, mytí skel, venkovní úklid a zimní služby q nLidé a organizace qZdraví, ochrana a bezpečnost - bezpečnostní management, přístupové systémy, požární ochrana a prevence … qPéče o uživatele objektů - sekretářské a recepční služby, help desk, stravování, pracovní oděvy … qICT - správa a podpora PC, datové a tel. sítě, IT bezpečnost … qLogistika – vnitřní pošta, tisky, vozový park, skladování… Přínosy FM nÚspora provozních nákladů qv krátkodobém horizontu (do roka) – 5-15% qv dlouhodobém až 30% nodstranění duplicit a nerentabilních služeb nsnížení energetické náročnosti nefektivnější využití ploch nefektivnější využití kancelářské a IT techniky nmenší poruchovost nrychlejší reakční doby (obnovení plného využití zařízení) nsnížení nemocnosti – čistší a zdravější prostředí Výhody FM quvolnění kapacit hlavnímu předmětu podnikání qzískání výhody nízkých nákladů v celém hodnotovém řetězci qzeštíhlení organizační struktury qodpovědnost za zajištění podpůrných činností přechází na dodavatele qsnížení počtu vlastních pracovníků qzvýšení kontroly a prověření spektra podpůrných činností – objevení rezerv (prostorové, procesní) n Facility manažer qřídící pracovník, který se zabývá podpůrnými činnostmi qstojí v čele útvaru (správa majetku, budov, objektů nebo řízení podpůrných činností) qodpovídá za plnění úkolů qprimárním posláním je vyladit vazby mezi „3P“ qznalosti principů obchodní administrativy, architektury, humanitních a technických věd qdokonale pochopit potřeby základního obchodního nebo výrobního procesu Typy facility managera nFacility manažer společnosti qpartner na straně klienta qzná detailně core business qkoncepci, strategii, plánování a controlling q nFacility manažer dodavatelské společnosti qgarantem bezchybného chodu podpůrných činností n Facility manager ve struktuře řízení nLiniový facility manageři (operativní) qna úrovni středisek, provozů, objektů qvedení při plnění každodenních úkolů qvykonávají kontrolu, napravují chyby, řeší problémy qnapř. dispečeři speciálních činností – úklid, ostraha, údržba Facility manager ve struktuře řízení nStřední facility manageři (taktičtí) qřízení liniových manažerů (případně i řadových pracovníků) qobjektový manažer, vedoucí provozu, vedoucí střediska, vedoucí útvaru qkoordinují vykonávané úkoly v souladu s plány a strategickými cíli organizace Facility manager ve struktuře řízení nVrcholoví facility manažeři (TOP) qodpovídají za celkovou výkonnost FM-firmy qgenerální ředitelé, odborní ředitelé, ředitelé divizí nebo náměstci ředitelů qformulují organizační strategie qorganizují, vedou lidi a kontrolují plnění cílů Postavení facility managera ve firmě Komunikace facility managera s klientem nnaslouchání qpochopit názory vedení – naučit se jejich řeči qnení to jejich a náš pohled na věc nprodat svůj úspěch qvést si evidenci o úspěších a prezentovat je klientovi qvědět jak lobovat Komunikace facility managera s klientem nnávrat investic qpořízené investice podložit čísly, jak se ovlivní ziskovost npřidaná hodnota qjaká je přidaná hodnota FM v relaci s cíli firmy nspokojenost zákazníků qsledovat spokojenost a získat odezvu qidentifikovat místa pro zlepšení Osnova certifikačních zkoušek dle IFMA Osnova certifikačních zkoušek dle IFMA Outsourcing nčasově vymezený proces vyčleňování určité podnikové činnosti mimo podnik s následným zajišťováním této činnosti externím dodavatelem, přičemž výsledky této činnosti podnik dále využívá ve svém výrobním procesu nFM je prostředí pro řízení outsourcingu Princip insourcingu a outsourcingu Popis: out-in.bmp Využívání outsourcingu (v %) Podpůrné činnosti, které jsou předmětem Outsourcingu USA Evropa Vedení mezd, fakturace a zpracování závazků 74 48 Podpora IT a IS 45 70 Daňové záležitosti 54 59 Správa zaměstnaneckých výhod a nároků 70 29 Poradenské služby 39 34 Účetnictví (kromě základních operací) 22 38 Řízení rizik 32 18 Interní audit 34 16 Personální záležitosti 19 30 Správa majetku 17 22 Právní služby (se vztahem k financím) 43 42 Jiné podpůrné procesy 3 3 Nejčastější motivace organizací k outsourcingu núspora nákladů nstrategická flexibilita nvětší koncentrace na podstatu podnikání nzlepšená kvalita služeb npřístup k lepším schopnostem a technologiím nefektivnější a transparentnější procesy Kdy outsourcovat? outsourcing Kdy outsourcovat? n(1) běžná opakující se činnost – převést na jinou společnost, která se na ní specializuje n(2) opakující se specifická činnost - ponechat, těžko budeme jinde hledat požadovanou kvalitu a cenu n(3) běžná a jen zřídka - někoho najmout n(4) specifická a jen zřídka - využít služeb konzultačních firem Insourcing – silné stránky qpřímé řízení qsdílení know-how s pracovníky v základní činnosti qrychlá a bezpečná komunikace uvnitř firmy qmožnost zastupitelnosti pracovníky ze základní činnosti (mimořádná) qsnížení rizika vynesení citlivých informací qhistorická kontinuita qsnazší řízení rizik provázáním s celopodnikovým systémem Insourcing – slabé stránky qvysoké personální náklady qneprůhledná nákladovost qmenší přehled v moderních postupech qnutnost vzdělávání v non-core profesích qnejasnost kompetencí qnutnost držet personální rezervy qpodceňování FM z nejvyššího managementu qmalá ochrana FM úseku před tlaky na šetření Outsourcing – silné stránky qsnížení vlastního počtu pracovníků qvysoká profesionalita v FM profesích – sledování nejnovějších trendů qefektivnější využití drahé techniky qsmluvně vyjasněné kompetence qpřehledné náklady za FM qodpadá nutnost vzdělávání v oboru qvedení vnímá význam FM Outsourcing – slabé stránky qkomunikace pracovníků odlišných firem – klient x poskytovatel qslabší kontrola rizik qčasto nedostatečná specifikace potřeb qnepřímé monitorování jednotlivých úkonů qzvýšené nároky na kvalitní komunikaci mezi facility managery klienta a poskytovatele Formy outsourcingu nčástečný outsourcing qnapř. IT služby – jedna firma vlastní HW a SW licence, provoz řeší jiná firma q nkomplexní outsourcing qkompletní zajištění včetně provozu q Co učinit před vlastním outsourcingem nznát hlavní předmět podnikání nznát finanční plán společnosti nznát kvalitu a možnosti vlastních zaměstnanců ndefinovat plán outsourcingu nvybrat poskytovatele FM-služeb nuzavřít detailní smlouvu (SLA) Implementace outsourcingu nimplementovat outsourcing qstanovit a dodržet krátkodobé i dlouhodobé termíny implementace qvyhodnotit průběh a zapracovat do činností qvytvořit „jeden tým“ nhodnocení poskytovatele qKPI – Key performance indicators nperiodicky vyhodnocovat požadavky na poskytovatele Metody zefektivnění outsourcingu nOffshoring qvyčlenění nějaké aktivity nebo aktivit v rámci jedné společnosti do jiné země qnižší ceny vstupů - mzdové náklady, energie, půda, nájem qdaňová optimalizace qpracovní doba qnedostupnost technologií v dané zemi qodhadnout možný vývoj v následujících letech – podmínky se mohou časem změnit Metody zefektivnění outsourcingu nCentra sdílených služeb (CSS) qseskupení podpůrných procesů a nestrategických aktivit napříč celou organizací do samostatné organizační jednotky nnapř. zákaznické linky či reklamačního oddělení pro mezinárodní korporace qsamostatná právní jednotka poskytující podpůrné služby zakládající organizaci i ostatním obchodním jednotkám na tržním principu qstandardizace procesů, optimalizace investic, vyšší efektivita a kvalita služeb Metody zefektivnění outsourcingu nBusiness Process Outsourcing (BPO) qdynamický či transformační outsourcing qposkytovatel externí služby nejenom tuto službu řídí a provozuje, ale neustále ji vylepšuje a optimalizuje - best practice přizpůsobuje měnícím se požadavkům trhu qvyšší flexibilita celé společnosti qdůraz je kladený na obchodní výsledky qmaximalizace výkonnosti, spíše než úspora nákladů Děkuji za pozornost! Daniel Macek, email: daniel.macek@fsv.cvut.cz