• Prostřednictvím publikačního systému (Informační systém → Publikace) vyplní potřebné záznamy o publikacích. Při editaci záznamu zvolí „Přenášet do RIV“. Po ukončení editace kontrolní program upozorňuje na případné chyby v záznamu – pro přenos do RIVu je zapotřebí všechny nedokonalosti odstranit.
• Editovat svoje publikace může každý uživatel IS AMBIS. Pracovat s publikacemi všech osob určitého pracoviště mohou dále osoby s přístupovým právem v_publikace.
• Po ukončení editačního období budou záznamy v publikačním systému, které jsou označeny „Přenášet do RIV“, definitivně zkontrolovány kontrolním programem ministerstva. Záznamy, u nichž definitivní kontrola nalezne chyby, nemohou být zařazeny do RIV.

Editační formulář uvádí u jednotlivých rubrik možnosti, které nabízí struktura centrálního registru. Vyberte tu, která nejlépe odpovídá charakteru publikace. Položky, které se nevyplňují nebo jsou nepovinné, zůstávají prázdné (nevyplňovat u textových položek XXX, mezerou, nulou apod.). V textových položkách (s výjimkou explicitně stanovených anglických) se používá čeština s háčky a čárkami.

Do RIV mohou být zařazeny výsledky dosažené pracovníky nebo studenty v doktorském nebo magisterském studijním programu. Aby se předešlo nejednotnostem ve výkladu, kdy byl výsledek skutečně dosažen, je rozhodující rok uplatnění výsledku (tj. rok vydání článku, knihy, výzkumné zprávy, udělení patentu, zahájení výroby atd.). V RIV nebudou jako výsledky sledovány skripta, učebnice, sborníky z jiných než mezinárodních konferencí, odborné posudky, žádosti o grant, články v denním tisku, populárně naučná literatura, interní výzkumné zprávy, abstrakta a sborníky abstrakt, diplomové práce atd. Rovněž články teprve odeslané do tisku, technologie dosud neuplatněné ve výrobě atd. nebudou do RIV zařazeny.

Důležité je, že RIV sbírá informace o publikacích, které souvisí s výzkumnými záměry nebo projekty. Publikační záznam byste měli napojit na jeden nebo více záměrů/projektů, podle jejich označení. V jiných případech zvolte, zda výsledek vznikl v rámci specifického výzkumu na vysoké škole, či jiným způsobem dle možností, které poskytuje vkládací aplikace.